今回は、幼稚園様のホームページに掲載している案内用パンフレットの表示方法を見直し、管理画面から簡単に差し替えができるようにした対応事例をご紹介します。

募集要項やパンフレットは、年度ごと・タイミングごとに内容が変わることが多く、そのたびに制作会社へ依頼するのは手間も時間もかかりがちです。
そこで今回は、園のご担当者様ご自身でPDFを更新できる仕組みを整えました。

WordPressの機能を活かし、今後の運用負担を減らすことを目的とした、比較的シンプルながら実用性の高い改善対応となっています。

今回のご相談内容

幼稚園様より、以下のようなご相談をいただきました。

「募集内容の下に、ボタンをクリックしたらパンフレットのPDFが見られるようにしたい」
「内容が変わったときに、自分たちで差し替えられるようにしたい」

現在は固定のPDFを設置しており、変更があるたびに制作側で修正が必要な状態だったため、更新作業を園側で完結できる形にしたい、というご要望でした。

発生していた症状・エラー内容

今回のケースでは、エラーや不具合が発生していたわけではありません。
ただし、

• パンフレットPDFがHTML内に直接埋め込まれている
• URLを書き換えるには専門知識が必要
• 差し替えのたびに外部へ依頼が必要

といった状態になっており、運用面での負担が大きい構造になっていました。

原因の特定ポイント

原因というよりも、課題となっていたポイントは以下の点でした。

• PDFのリンク先が固定されている
• 管理画面から変更できる項目が用意されていない
• 更新頻度の高い情報なのに「制作側でしか触れない設計」になっていた

このままでは、ちょっとした文言変更や差し替えでも都度依頼が必要になってしまいます。

実際に行った対応内容

今回の対応では、WordPressのカスタムフィールド機能を利用しました。
具体的には、

• パンフレット用PDFを登録できる項目を追加
• 管理画面からファイルをアップロード・差し替え可能に設定
• 表示側は「ボタンをクリックするとPDFが開く」形で実装

という構成にしています。

これにより、HTMLやコードを触らなくても、「新しいPDFをアップロードするだけ」で、表示内容を変更できる仕組みになりました。

対応後の結果・改善点

対応後は、

• パンフレットの差し替えが管理画面から簡単に可能
• 年度変更や内容更新時の手間が大幅に軽減
• 制作会社へ都度依頼しなくても運用できる

という状態になりました。

実際の表示は今までと大きく変わらないため、閲覧する保護者の方にとっても違和感なく利用できる点もポイントです。

今回の対応から分かったこと

今回のように、「表示は問題ないが、運用が大変」というケースはとても多く見られます。

特に、

• 募集要項
• パンフレット
• 書類PDF
• 年度ごとに変わる案内資料

などは、最初から差し替え前提で設計しておくことが重要です。

ホームページは作って終わりではなく、“使い続けること”を考えた構造が大切だと改めて感じた対応でした。

同様のトラブルを防ぐために

今後同じような手間を減らすためには、

• 更新頻度が高い情報は固定しない
• 管理画面から触れる仕組みを用意する
• 「誰が更新するか」を想定して設計する

といった点がとても重要になります。

「今は問題ないから」とそのままにしておくと、数年後に運用が大変になってしまうことも少なくありません。

メディアプライムスタイルのサポートについて

メディアプライムスタイルでは、

• WordPressの保守管理
• 更新しやすさを考えた構造改善
• カスタムフィールドによる運用負担の軽減

といった、日々の運用を楽にするための調整もサポートしています。

「自分たちで更新できるようにしたい」
「今のサイト、ちょっと使いづらいかも…」

そんな小さな違和感からでも、お気軽にご相談いただければと思います。

さぽたん日記では、今後も実際の現場対応をもとに、ホームページ運用のヒントをお届けしていきます。