今回は、サービスサイト様から「お問い合わせフォームの自動返信メールに署名を追加したい」というご相談をいただき、設定の見直しとテキストの調整を行いました。
自動返信メールは、お客様が最初に受け取る大切な連絡のひとつです。内容や署名が整っていることで、安心感や信頼感にもつながります。

小さな修正に見える部分でも、実際には設定箇所が分かりづらかったり、編集場所を間違えると意図しないメールが送られてしまうこともあります。今回は、そうしたトラブルを防ぎながら、丁寧に内容を整えました。

今回のご相談内容

サービスサイト様より、「フォームからお問い合わせがあった際に送られる自動返信メールに、会社の署名を追加したい」というご依頼をいただきました。

既存の自動返信メールはシンプルな本文のみの構成だったため、正式な署名を追加し、より安心感のある内容にしたいとのことでした。

発生していた症状・エラー内容

今回のケースでは、エラーや不具合が発生していたわけではありません。
ただ、自動返信メールに署名が入っていない状態だったため、少し簡素な印象になっていました。

そのため、
「きちんとした連絡が来たと感じてもらえるようにしたい」
という目的での内容調整となりました。

原因の特定ポイント

自動返信メールは、フォームの種類や設定方法によって編集箇所が異なります。
今回のサイトでも、どの設定画面で本文を編集しているかを確認しながら、現在の送信内容をチェックしました。

既存の設定には問題はなく、単純に署名が未設定の状態だったことが分かりました。

実際に行った対応内容

今回の対応では、以下の調整を行いました。

• 自動返信メールの本文設定を確認
• ご指定の署名内容を追加
• 送信テストを実施し、表示崩れや誤送信がないか確認

実際にテスト送信を行い、署名が正しく表示されていることを確認してから作業完了としました。

対応後の結果・改善点

自動返信メールの本文に署名が追加され、「どこからの連絡かが分かりやすい」「安心感がある」という内容に整いました。

見た目は小さな変更ですが、受信した方の印象には大きく影響する部分です。

今回の対応から分かったこと

自動返信メールは、普段あまり意識されない部分ですが、お客様との最初の接点になる大切な要素です。

本文や署名が整っているだけで、「しっかりした会社だな」という印象を持ってもらえることもあります。

同様のトラブルを防ぐために

自動返信メールの内容は、次のような点を定期的に見直すのがおすすめです。

• 会社名や連絡先が正しく記載されているか
• 古い情報のままになっていないか
• 表現が分かりにくくなっていないか

特に、担当者変更や所在地変更などがあった場合は、フォームの自動返信内容も合わせて確認しておくと安心です。

メディアプライムスタイルのサポートについて

メディアプライムスタイルでは、今回のような「ちょっとした修正だけど、どこを触ればいいか分からない」というご相談にも対応しています。

フォームの調整や自動返信メールの見直しなど、日々の運用の中で気になる点がありましたら、お気軽にご相談ください。